De stip aan de horizon is een wendbare en toekomstbestendige organisatie. Dit was onze ambitie in 2018 en deze koers zal de komende jaren onveranderd blijven. We zijn doelbewuster en flexibeler gaan werken, we zijn mobieler geworden en we blijven continue leren. We richten de organisatie in overeenkomstig met de complexiteit van de samenleving. Onze ambitie is nooit af, we zijn nog niet bij die stip, maar we zijn wel op weg. Afgelopen jaar hebben we onder meer het volgende bereikt:

Sturing:
Strategy deployment (het gericht werken aan de doelen uit het bestuursakkoord) geeft ons continu een goed beeld van ons verbeterpotentieel. Deze methode is in 2018 als concern brede methodiek voor sturing geïmplementeerd bij de directie, opgaven en managementteams. Het helpt de organisatie in te richten op de gewenste flexibiliteit en te organiseren op de taken waar dat nodig is.

Flexibel en samen:
Wijzigingen in bestuurlijke prioriteiten, kansen en ontwikkelingen kunnen snel en plotseling ontstaan. De snelheid waarmee mensen en middelen anders ingezet kunnen worden moet omhoog om de organisatie wendbaarder te maken. Eind 2018 zijn we gestart met een onderzoek hoe we dat kunnen doen. De wendbaarheid en flexibiliteit wordt verder vergroot nu onze interne opdrachtenmarkt ‘Grote Markt’ voor het eerst een volledig jaar operationeel is geweest. Bijna de helft van de opdrachten konden we met een medewerker matchen.
In co-creatie met klanten werkten we integraal aan verbetering op processen en in de ketens. In 2018 hebben we onder andere de volgende resultaten behaald:

1. In het Ruimtelijk Economisch domein werden, samen met sportaanbieders, verbeteringen doorgevoerd in onze wijze van verhuur van sportaccommodaties. De klanttevredenheid steeg hierna van 7,1 naar 7,9. De tevredenheid van medewerkers steeg eveneens, van 6,3 naar 7,6
2. in stadsgesprekken werden bij bewoners en bedrijven verbeteringen geïnventariseerd die ertoe leiden dat 24 regels uit de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) geschrapt konden worden
3. de invoering van ons zaaksysteem DJUMA zorgt dat we beter kunnen sturen op de beantwoording van de vragen van de klant. Binnen deze keten van dienstverlening is de afhandeling en voortgang van elke klantvraag te volgen.

Aanstormende talenten van de Bredase onderwijsinstellingen bieden we kansen zich bij ons te ontplooien en worden ingezet op de opgaven die we hebben. Dat doen we door stages en gerichte onderzoeksopdrachten aan te bieden. We leggen verbindingen met het onderwijs door gastcolleges te verzorgen op school en studenten in werkcolleges aan Bredase vraagstukken te laten werken.
De huisvestingsvisie is in concept klaar en richt zich met name op de realisatie van de vraag vanuit de stad en de logische verbanden tussen de gemeentelijke organisatie en nieuwe, hybride samenwerkingsvormen. Dat moet gefaciliteerd en zelfs bevorderd worden met passende huisvesting, waarmee niet alleen hogere effectiviteit en doelmatigheid kan worden bereikt, maar zeker ook meer werkplezier. Daarnaast biedt het digitale werken kansen om flexibel te werken.

Digitaal / Data:
Apps, social media, data, big data, data science, algoritmen, sensoren, robotisering: het is allemaal onderdeel van ons dagelijks leven en werk in een smart society. Dit maakt dat we ervan doordrongen zijn dat digitalisering niet meer iets is dat je erbij doet. Het is een onlosmakelijk en sturend onderdeel geworden van alles wat we doen. In de stad en in het stadskantoor. In 2018 hebben we diverse belangrijke stappen gezet in deze digitale transformatie.
Begin 2018 is de informatiestrategie “Sturen op informatie, Zeven wegen naar een digitaal Breda” vastgesteld. Hierin werken we (1) samen met de collega’s, de stad en de regio, (2) vanuit het perspectief van onze burgers, bedrijven en instellingen (3) aan een betere sturing op onze informatie (4) digitaal en i-bewuste medewerkers (5) een veilige informatievoorziening met oog voor privacy (6) waarin we onze data optimaal benutten (7) en voorbereid zijn op de toekomst.

De informatiestrategie biedt de organisatie handvatten op grond waarvan keuzes ten aanzien van de inrichting van de informatievoorziening gemaakt kunnen worden. In aanvulling op de informatiestrategie wordt aan het Masterplan Digitalisering gewerkt waarin de impact van digitalisering op de gemeente (niet sec de interne-organisatie) uiteen wordt gezet. Zowel het masterplan als de informatiestrategie stellen de gemeente in staat de juiste keuzes te maken in hoe de digitale transformatie verder ingevuld wordt.
Digitalisering is een wereld van ongekende mogelijkheden. Maar in die wereld zijn er ook bedreigingen, waar we niet naïef mee mogen omspringen.  Zeker niet waar het gaat om persoonsgegevens. Denk hierbij aan: de groei van cyber-crime, phishing en (mogelijke) datalekken.

In 2018 hebben we intensief ingezet op i-Bewustzijn onder andere door verplichte e-learning voor medewerkers en een phishing test, op gegevensbescherming (met name Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG), en op informatiebeveiliging door onder andere cybercrime awareness-sessies en verplichte toegangspassen. Daarnaast staat er voortaan, op afroep door middel van een abonnement, 24 uur per dag een team van hooggekwalificeerde externe specialisten klaar om de organisatie te ondersteunen bij complexe cyber-security-incidenten. Op deze manier beschikken we altijd over de juiste kennis en kunde.

Informatieveiligheid:
ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) is een landelijk voorgeschreven sturingsinstrument met betrekking tot informatieveiligheid. Binnen deze verantwoordingssystematiek zijn verschillende onderwerpen samengevoegd en gestroomlijnd. Deze onderwerpen betreffen: de Basisregistratie Personen (BRP), Paspoortuitvoeringsregeling (PUN), Digitale persoonsidentificatie (DigiD), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), Basisregistratie Ondergrond (BRO) en de Structuur uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (Suwinet). Geconcludeerd is dat er bij de domein specifieke aspecten BRP, PUN, DigiD en Suwinet aan de gestelde normen is voldaan. De belangrijkste verbeteracties concentreren zich op de verdere implementatie van organisatiebrede informatieveiligheidsmaatregelen, zoals opgenomen in de landelijke BIG (Baseline Informatie Beveiliging). Deze verbetermaatregelen zijn inzichtelijk gemaakt en opgenomen in verbeterplannen.

Voor de onderdelen BAG en BGT is niet aan de norm voldaan wegens achterstanden in het verwerken van terugmeldingen. Dit is veroorzaakt door een lage bezetting en langdurig zieken. Maatregelen om deze situatie te verbeteren en aan de norm te voldoen zijn genomen: er wordt tijdelijk extra capaciteit ingezet en er wordt een extra medewerker geworven. Daarnaast is een traject gestart om de procesgang te verbeteren. Voor het onderdeel DigiD en Suwinet heeft het college een collegeverklaring ‘ENSIA 2018 inzake Informatiebeveiliging DigiD en Suwinet’ opgesteld waarover door een onafhankelijke EDP-auditor een Assurance rapport is opgesteld waarin deze als juist is beoordeeld. Deze verklaring van getrouwheid geeft aanvullende zekerheid over de juistheid en volledigheid van de collegeverklaring.

Archieftoezicht:
In het kader van het archieftoezicht houdt de gemeentearchivaris toezicht op de archieven en dossiers van de gemeente Breda die nog niet zijn opgenomen in de archiefbewaarplaats van het Stadsarchief. Het toezicht wordt uitgevoerd met behulp van de Kritische Prestatie Indicatoren voor informatiebeheer opgesteld door de VNG. Tevens wordt de provinciale archiefinspectie geïnformeerd in het kader van het Interbestuurlijk Toezicht.
In voorgaande jaren werd de jaarlijkse verslaglegging archieftoezicht (incl. verbeterpunten) door het college  toegestuurd aan de gemeenteraad van Breda. Dit jaar wordt dit voor het eerst gedaan bij de jaarrekening. De verbeterpunten zijn:

• Optimaliseer het kwaliteitssysteem voor informatiebeheer, zowel fysiek als digitaal. In 2018 is hier mee gestart en voor 2019 wordt hier verder invulling aan gegeven.
• Geef verder invulling aan het verandertraject voor het team Documentmanagement. Dit traject is ingezet in 2018 op basis van de vastgestelde businesscase.
• Zet de structurele aanpak voort betreffende het wegwerken van de werkvoorraad van Documentmanagement van te archiveren documenten. Dit wordt in 2019 voortgezet.
• Implementeer een digitaal archief (e-depot). Hier wordt in de 1 ^e helft 2019 mee gestart.
• Stel rand voorwaardelijke richtlijnen en specifieke eisen vast om digitaal archiveren vorm te kunnen geven. Gestreefd wordt om deze in 2019 vast te stellen. Het gaat dan om: richtlijn digitaal archiveren voor de gemeente Breda, een generiek Handboek Vervanging ter vervanging van fysieke documenten door digitale, een richtlijn voor opslaglocaties en opslagformaten.

Financieel:
De basis voor de financiële organisatie is solide. De meerjarenbegroting is structureel sluitend en de beoogde investeringscapaciteit wordt ingezet. Het weerstandsvermogen is toereikend om risico’s af te dekken. Er is inzicht in de financiële positie en het financiële proces is helder en toegankelijk.